TKA SMK/MAK Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Interaktif

Otomatisasi Perkantoran, Tata Kelola Kearsipan Digital, dan Sistem Informasi Administrasi – Materi & Latihan TKA Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis SMK/MAK

Pengelolaan dokumen kantor konvensional dan elektronik (e-filing), klasifikasi dan indeks arsip, jadwal retensi arsip, penggunaan peranti lunak perkantoran modern, dan keamanan data administrasi.

Tujuan Pembelajaran

Menerapkan sistem penyimpanan arsip (abjad, subjek, wilayah, nomor, dan kronologis).
Melakukan digitalisasi dokumen kantor dan pengelolaan arsip elektronik (e-filing / Document Management System).
Menyusun prosedur retensi arsip, penyusutan dokumen, dan pemeliharaan keamanan informasi kantor.

Materi & Pembahasan Konsep

TKA SMK/MAK

Selamat datang di modul Otomatisasi Perkantoran, Tata Kelola Kearsipan Digital, dan Sistem Informasi Administrasi pada mata pelajaran Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis SMK/MAK! Modul ini dirancang berdasarkan standar tata kelola kearsipan nasional (ANRI) dan teknologi perkantoran modern.

1. Sistem Penyimpanan Arsip Baku

Sistem Abjad (Alphabetical Filing System): Mengindeks nama orang/organisasi berdasarkan urutan alfabet huruf A-Z.
Sistem Subjek / Perihal (Subject Filing System): Mengelompokkan dokumen berdasarkan pokok masalah/kegiatan.
Sistem Wilayah / Geografis (Geographical Filing System): Berdasarkan pembagian daerah/lokasi administratif.
Sistem Nomor (Numerical Filing System): Menggunakan kode nomor seri (Dewey, Terminal Digit, atau Nomor Berurut).
Sistem Kronologis (Chronological Filing System): Berdasarkan urutan tanggal/waktu terbit dokumen.

2. Kearsipan Elektronik & Siklus Hidup Arsip

Siklus hidup arsip (record lifecycle) meliputi: Penciptaan (Creation), Penggunaan & Distribusi, Pemeliharaan, dan Penyusutan (Disposal: Pemindahan, Pemusnahan, atau Penyerahan ke Arsip Statis).

Referensi: Kerangka Standar Asesmen TKA Pusmendik Kemendikdasmen RI

Simulasi CBT

Latihan Interaktif (18 Soal)

Penilaian aman & otomatis

Cek Pemahaman

3 Soal

Soal 1 Pilihan Ganda mudah

5 Poin

Sistem penyimpanan dan penataan dokumen arsip yang disusun berdasarkan pokok masalah atau topik perihal surat disebut:

A Sistem Subjek (Pokok Masalah) B Sistem Abjad C Sistem Kronologis D Sistem Wilayah E Sistem Terminal Digit

Soal 2 Pilihan Ganda Kompleks sedang

5 Poin

Manakah di antara peralatan kantor berikut yang digunakan secara khusus untuk menyimpan dan mengorganisasi berkas arsip fisik? (Pilih dua jawaban benar)

Centang semua pilihan yang kamu anggap benar! A. Filing Cabinet (lemari berlaci untuk menyimpan folder arsip) B. Guide (sekat pemisah dari karton tebal sebagai petunjuk kelompok arsip) C. Mesin jahit obras D. Kunci inggris multifungsi E. Kompor gas induksi

Soal 3 Benar / Salah sedang

5 Poin

Tentukan kebenaran pernyataan terkait tata kelola kearsipan dan digitalisasi kantor berikut:

Tentukan apakah setiap pernyataan di bawah ini Benar atau Salah!

Pernyataan	Benar	Salah
Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya masih tinggi dan terus-menerus diperlukan untuk operasional harian.	Benar	Salah
Teknologi Optical Character Recognition (OCR) mampu mengonversi dokumen hasil pindaian gambar (scan) menjadi teks digital yang dapat diedit dan dicari.	Benar	Salah
Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang memuat masa simpan arsip sebelum dimusnahkan atau diserahkan ke ANRI.	Benar	Salah
Pemusnahan arsip rahasia instansi dapat dilakukan dengan cara membuangnya langsung ke tempat sampah umum tanpa penghancuran.	Benar	Salah

Latihan TKA

10 Soal

Soal 4 Pilihan Ganda mudah

5 Poin

Map berkas tanpa daun penutup yang memiliki tab di bagian atas untuk mencantumkan judul atau kode indeks arsip disebut:

A Folder Arsip bertab B Stapler tembak C Perforator dua lubang D Paper shredder E Mesin laminasi

Soal 5 Pilihan Ganda sedang

5 Poin

Berdasarkan aturan mengindeks nama orang pada sistem abjad, nama 'Prof. Dr. Raden Mas Bagus Nugroho, S.E.' diindeks menjadi:

A Nugroho, Bagus (Raden Mas, Prof. Dr., S.E.) B Profesor Dokter Raden Mas Bagus Nugroho C Bagus, Nugroho Raden Mas D Raden, Mas Bagus Nugroho E Dokter, Bagus Nugroho

Soal 6 Pilihan Ganda sedang

5 Poin

Alat kantor yang digunakan untuk menghancurkan dokumen kertas berharga yang sudah tidak digunakan lagi agar informasinya tidak disalahgunakan adalah:

A Paper Shredder (Mesin Penghancur Kertas) B Scanner ADF C Laminator panas D Printer Thermal E Binding Machine

Soal 7 Pilihan Ganda mudah

5 Poin

Formulir lembaran yang disisipkan di tempat arsip yang sedang dipinjam untuk mencatat identitas peminjam dan tanggal pengembalian disebut:

A Out Sheet (Lembar Pinjam Arsip) B Buku kas masuk C Kuitansi pembelian D Faktur penjualan E Buku ekspedisi intern

Soal 8 Pilihan Ganda Kompleks sedang

5 Poin

Manakah di antara tindakan berikut yang merupakan langkah perlindungan keamanan data digital perkantoran? (Pilih dua jawaban benar)

Centang semua pilihan yang kamu anggap benar! A. Pencadangan data berkala secara otomatis (automated periodic backup) ke server aman B. Penerapan autentikasi multi-faktor (Multi-Factor Authentication / 2FA) dan enkripsi dokumen C. Menempelkan kata sandi admin pada monitor komputer resepsionis D. Mengizinkan semua tamu umum mengunduh database perusahaan menggunakan flashdisk E. Menonaktifkan antivirus dan firewall komputer kantor selamanya

Soal 9 Pilihan Ganda Kompleks sedang

5 Poin

Dalam sistem kearsipan elektronik (Electronic Document Management System / EDMS), fitur utama yang mempermudah temu balik dokumen antara lain: (Pilih dua jawaban benar)

Centang semua pilihan yang kamu anggap benar! A. Fitur pencarian instan berbasis kata kunci metadata, tanggal, dan pengirim B. Kontrol versi dokumen (Version Control) untuk melacak riwayat perubahan berkas C. Kewajiban mencetak 50 rangkap setiap file ke dalam kertas kalkir D. Penghapusan seluruh data setiap hari Jumat sore secara otomatis E. Pembatasan akses hanya bagi komputer yang tidak tersambung jaringan

Soal 10 Pilihan Ganda sedang

5 Poin

Arsip yang memiliki nilai guna permanen bagi pertanggungjawaban kebangsaan dan sejarah serta disimpan abadi di lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) digolongkan sebagai:

A Arsip Statis B Arsip Dinamis Aktif C Arsip Dinamis Inaktif D Arsip Sementara (Duplikasi) E Draft Kerja Non-Resmi

Soal 11 Pilihan Ganda sedang

5 Poin

Peranti lunak perkantoran spreadsheet (seperti Microsoft Excel / Google Sheets) menggunakan fungsi formula berikut untuk menjumlahkan data angka dengan kriteria tertentu secara otomatis:

A =SUMIF() B =VLOOKUP() C =COUNT() D =CONCATENATE() E =PROPER()

Soal 12 Benar / Salah sedang

5 Poin

Tentukan kebenaran pernyataan terkait pemeliharaan fisik ruang penyimpanan arsip (Record Center):

Tentukan apakah setiap pernyataan di bawah ini Benar atau Salah!

Pernyataan	Benar	Salah
Suhu ideal ruang penyimpanan arsip kertas dianjurkan berkisar antara 18°C hingga 22°C dengan kelembapan 45% - 60%.	Benar	Salah
Ruang arsip sebaiknya terpapar langsung sinar matahari terik sepanjang hari agar kertas tidak lembap.	Benar	Salah
Sistem pemadam kebakaran ruang arsip dianjurkan menggunakan sistem gas bersih (seperti FM-200 / Novec) daripada sprinkler air untuk mencegah kerusakan kertas.	Benar	Salah
Fumigasi berkala dilakukan untuk membasmi serangga, rayap, dan jamur perusak arsip.	Benar	Salah

Soal 13 Pilihan Ganda mudah

5 Poin

Format file dokumen digital standar industri internasional yang menjaga konsistensi tampilan layout pada berbagai perangkat dan telah diakui sebagai standar kearsipan (ISO 19005) adalah:

A PDF/A (PDF for Archiving) B DOCX C BMP D PPTX E GIF

Tantangan Penalaran

5 Soal

Soal 14 Pilihan Ganda sulit

5 Poin

Sebuah instansi pemerintah daerah mengalami bencana banjir bandang yang merendam ribuan berkas dokumen pertanahan dan kependudukan di ruang arsip basemen. Tim penanggulangan bencana arsip (Disaster Recovery Plan) harus segera melakukan tindakan pemulihan pertama pada berkas yang basah berlumpur tersebut. Prosedur konservasi kuratif yang paling tepat adalah:

A Membakar seluruh berkas basah dan menganggap semua data kepemilikan hilang B Menjemur tumpukan arsip di bawah terik sinar matahari langsung sambil disetrika panas satu per satu C Mengevakuasi berkas, membilas endapan lumpur dengan air mengalir pelan, dan melakukan pengeringan terkontrol menggunakan sirkulasi udara dingin (atau metode freeze drying) tanpa panas langsung D Merendam seluruh arsip ke dalam drum minyak tanah E Membiarkan arsip menumpuk di lantai basemen hingga mengering dengan sendirinya

Soal 15 Pilihan Ganda Kompleks sulit

5 Poin

Dalam transisi menuju Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), faktor kritis apa saja yang menentukan keabsahan hukum dari sebuah naskah dinas digital? (Pilih dua jawaban benar)

Centang semua pilihan yang kamu anggap benar! A. Penggunaan Tanda Tangan Elektronik (TTE) Tersertifikasi yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) terdaftar B. Jaminan keutuhan informasi naskah (data integrity) sehingga dapat dideteksi apabila terjadi modifikasi setelah ditandatangani C. Wajib ditempeli meterai tempel kertas bekas yang digunting D. Tanda tangan harus berupa foto coretan pulpen yang di-crop di aplikasi pesan WhatsApp E. Dokumen harus dicetak di atas daun lontar

Soal 16 Benar / Salah sulit

5 Poin

Evaluasi kepatuhan tata kelola arsip digital terhadap regulasi perlindungan data pribadi (UU PDP):

Tentukan apakah setiap pernyataan di bawah ini Benar atau Salah!

Pernyataan	Benar	Salah
Prinsip 'Data Minimization' menuntut instansi hanya mengumpulkan data kearsipan pribadi yang benar-benar relevan dan diperlukan untuk tujuan kedinasan.	Benar	Salah
Pengelola arsip digital diperbolehkan membagikan nomor induk kependudukan (NIK) dan data riwayat medis pegawai secara bebas di grup umum media sosial.	Benar	Salah
Audit trail dalam sistem arsip digital wajib mencatat setiap riwayat akses: siapa yang melihat, mengedit, mengunduh, atau menghapus berkas.	Benar	Salah
Migrasi media kearsipan (misal dari mikrofilm ke cloud) tidak memerlukan berita acara alih media resmi.	Benar	Salah

Soal 17 Pilihan Ganda sulit

5 Poin

Suatu unit kearsipan korporat mengelola 50.000 berkas inaktif. Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip (JRA), terdapat 10.000 berkas yang telah melampaui batas masa simpan 10 tahun dan tidak memiliki nilai guna sekunder. Prosedur pemusnahan arsip yang SAH menurut peraturan perundang-undangan kearsipan adalah:

A Sekretaris langsung menjual berkas kiloan ke pasar loak secara diam-diam B Membentuk tim penilai arsip, membuat daftar arsip usul musnah, memperoleh surat persetujuan tertulis dari pimpinan instansi/ANRI, membuat Berita Acara Pemusnahan, dan disaksikan minimal oleh unit hukum/pengawasan C Menenggelamkan berkas ke danau kota pada malam hari tanpa saksi D Membagikan berkas kepada warga sekitar sebagai kertas pembungkus gorengan E Menghapus nomor indeks berkas tanpa membuang kertasnya dari rak

Soal 18 Pilihan Ganda Kompleks sulit

5 Poin

Dalam arsitektur 'Smart Office', teknologi otomatisasi alur kerja (Workflow Automation) mempermudah operasional persuratan dinas melalui: (Pilih dua jawaban benar)

Centang semua pilihan yang kamu anggap benar! A. Perutean disposisi surat masuk secara otomatis ke pejabat yang berwenang berdasarkan hierarki jabatan B. Pengiriman notifikasi otomatis terkait batas waktu (deadline SLA) tindak lanjut instruksi surat dinas C. Menghilangkan kewajiban pegawai hadir bekerja selamanya D. Menghentikan seluruh penggunaan komputer di kantor E. Memaksa seluruh surat dinas diterjemahkan ke bahasa Latin kuno

Sudah Selesai Mengerjakan?

Pastikan semua soal telah kamu jawab sebelum melihat skor dan pembahasan.

Topik Berikutnya » Korespondensi Bisnis, Komunikasi Efektif, dan Standar Pelayanan Prima (Service Excellence)

Nomor Soal

0 / 18

• Belum • Terjawab • Ragu

Ke Atas Soal

Tes Kemampuan Akademik SMK/MAK • Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Gratis & Otomatis